Логистические процессы по-новому

17.10.11
Рубрики: Логистика

Расширение производственных и торговых мощностей, а также увеличение наименований товаров на ряду со становлением центров, занимающихся вопросами логистики и распределения, стали причиной того, что логистика вышла в первые ряды основных направлений ведения бизнеса. Логистика сродни огромному компьютеру, который управляет материальными ресурсами ― их движением, наличием и обеспечением. Естественно, что все логистические процедуры требуют привлечения значительной материальной базы.


Основные требования к логистике:

  • Качество организации товаропотока,
  • Грамотное управление процессами перевозки,
  • Оптимальное распределение финансов (разумная экономия).

Эти три кита стабильно работающей логистики являются гарантией успешного развития бизнеса.

На пути к успеху может стоять только одно препятствие ― непонимание руководителя того, насколько эффективны для работы предприятия деятельность логистических подразделений. Кроме того, не все осознают, что наличие внутренних резервов и отсутствие «узких» мест в работе логистов ― это две главные фундаментные плиты для грамотно организованной работы компании.

Несколько слов о бизнес-процессах

Как происходит рабочий процесс на предприятии среднего уровня? Давайте представим ситуацию. Итак, в офисе до первых петухов трудятся основные сотрудники компании, силы которых на исходе. Их работе систематически мешают непонятно откуда возникающие проблемы. Постоянный стресс и усталость влекут за собой неудовлетворенность работой, руководством и коллегами. Еще одним звеном нескончаемой цепочки негатива становится необратимый процесс превращения внешне успешного предприятия в «болото». А это уже та стадия, после которой полноценный контроль над работой когда-то слаженного механизма становится невозможным. Первыми жертвами таких процессов распада предприятия становятся логистические подразделения, которые имеют дело с немалыми материальными ресурсами и наделены высокой степенью ответственности за принятие тех или иных решений.

Именно в момент «распада» следует обратить внимание на выполнение работы сотрудниками компании, основываясь на регламенте организации. То есть работники должны выполнять свои обязанности, основываясь на четко прописанных бизнес-процессах.

Если брать за основу определение слова «процесс» как последовательности действий, направленных на достижение некой цели, то бизнес-процесс можно охарактеризовать следующим образом: последовательность действий, направленных на достижение бизнес-цели. Он обязательно имеет свое завершение после достижения намеченной цели. Проще говоря, это некое передвижение из точки А в точку Б.

Естественно, что в ходе процесса возникает выбор достижения цели. Кроме того, даже простейший бизнес-процесс будет взаимодействовать с другими процессами, происходящими в компании, и будет зависеть от их хода.

Процессное управление ― правильный подход к ведению дел компании

На основе построения правильных взаимодействий внутри компании для успешного ведения дел формируется процессный подход к управлению.

Насколько же перспективным, а главное успешным, является процессное управление? Такой вопрос задаст себе каждый руководитель компании, который на практике не столкнулся с данной формой управления компанией. Особенно это вопрос актуален сегодня, когда на кону стоит быстрое преодоление последствий кризиса.

Конечно, выделение и описание бизнес-процессов, а также их внедрение потребуют значительных вложений капитала от руководства компании. Этот факт может остановить принятие положительного решения. Но, как ни парадоксально это звучит, «невнедрение» процессного управления повлечет за собой более значительные убытки.

Основные положительные результаты внедрения процессного управления:

  • Полный контроль и управление бизнесом,
  • Прозрачная деятельность организации,
  • Эффективная структура организации компании,
  • Наличие большего количества свободного времени у руководства и снижение зависимости компании от работы персонала,
  • Возможность тиражирования бизнеса,
  • Автоматизированный учет,
  • Повышение стоимости компании на рынке.

Комплекс шагов к внедрению процессного управления

Если руководство компании стало на путь перехода к процессному управлению, то первыми шагами должны стать понимание ситуации, происходящей в организации, существующих процессов и их проистечения. То есть, необходим анализ текущей ситуации и создание схемы «Как есть сейчас». Именно этот этап откроет проблемные места в ведении дел компании. Следующий этап ― создание схемы «Как надо», в которой фиксируется состояние дел после проведения реформ.

Дальнейшая работа ― сопоставление двух полученных схем - должна стать основой создания новой схемы, которая называется «Как будет».

Если все было разработано правильно, то достижениями работы станут:

  • Прозрачность сотрудничества между подразделениями,
  • Условия этого сотрудничества и сроки,
  • Четкая последовательность действий компании в целом и каждого подразделения в частности,
  • Аннулирование слабых мест в работе организации.

Следовательно, бизнес-процессы ― это основа успешной работы руководителей структурных подразделений всех уровней.

Основой формализации деятельности компании является описание процессов и их внедрение в жизнь организации. Большим бизнес-промахом станет остановка на половине пути с сомнениями «все ли делается правильно, и работают ли процессы эффективно».

Примером может стать разработка логистического процесса «Закупка» и внедрение его в жизнь.

Основными этапами процесса закупки практически у всех компаний являются следующие:

  • Выбор компании-поставщика,
  • Согласование наименований товара и их количества,
  • Оформление контрактной документации,
  • Оплата,
  • Укомплектовка заказа или его производство,
  • Отгрузка и доставка заказчику.

Если речь идет не о крупной компании, то за все эти этапы ответственен один работник. В более крупных организациях в процесс закупки привлекают и других сотрудников. Таким образом, кроме специалиста в процессе «Закупка» появляются новые действующие лица. Например, за проведение оплаты несет ответственность бухгалтер, за оформление необходимых документов ― юрист компании, доставка в компетенции специалиста по грузоперевозкам. Остальные пункты - ответственность специалиста по закупкам.

Из этого следует, что каждый шаг бизнес-процесса ― это микро-процесс с набором собственных функций либо же функция основного процесса, за которую ответственен отдельный специалист.

Но тут же возникает дилемма: «Кто отвечает за весь процесс, «Закупка»?». При внимательном рассмотрении ситуации становится понятно: главным ответственным лицом должен стать сотрудник отдела закупок, который будет управлять всеми участниками процесса, несмотря на то, что они подчинены другим подразделениям.

Следующий этап - определение процессуальных регламентов и подробных правил работы в рамках процесса. Правильное формирование регламента ― залог успешного прихода к намеченной цели.

Предпоследнее звено ― разработка показателей эффективности данного процесса. Обратите внимание, что желательно разрабатывать простые показатели, которые можно будет легко просчитать.

Завершающий этап ― оформление процесса в виде документа, его согласование со всеми подразделениями, которые станут его участниками, и утверждение у руководителя компании. Полученный рабочий документ станет основой для дополнения должностных инструкций новыми обязанностями для всех участников процесса. Реальные и точные должностные обязанности, прописанные в документации, позволят улучшить процесс работы предприятия.

Особенности бизнес-процесса

Первой и главной особенностью любого бизнес-процесса является то, что он должен принадлежать кому-либо из сотрудников компании. То есть, работник отвечает за эффективность выполнения процесса и его конечный результат.

Вторая особенность ― это детализация, которая помогает организованно выполнять намеченные шаги, успешно принимать решения, привлекать вспомогательных участников процесса и т.д.

Третья особенность ― принцип единоначалия. Любой процесс в рамках работы компании должен подчиняться только одному работнику, который полностью владеет информацией о стадиях процесса и его протекании. Этот же человек является ответственным лицом: он обеспечивает процесс необходимыми ресурсами и следит за результатами.

Четвертая особенность ― необходимость изменений. Нельзя внедрить описанные процессы в работу организации, а потом забыть о них. Поскольку бизнес ― это изменчивая субстанция, соответственно, она требует специальных «настроек» в работе организации на ее лад. Именно поэтому совершенствование процессов станет основой успешного развития компании. Процессный подход к управлению требует также ранжирования своих составляющих, оценки их важности и проблемности, выделения наиболее проблемных участков и т.д. Только такой подход даст результаты, которыми станут достижения бизнес-целей.

Автоматизация бизнес-процессов

Компания, успешно реализовавшая все указанные выше шаги к внедрению процессного управления, должна перейти к автоматизации бизнес-процессов. Основой такого перехода станут специализированные программные продукты. Прежде чем приступить к выбору программных продуктов, необходимо определить цели и основные задачи проекта, поскольку многие программы разработаны для усредненной модели организации. Также следует обратить внимание на анализ существующей корпоративной информационной системы и выбрать проектную группу.

Фундаментом успешной выработки и согласования целей станет привлечение ТОП-менеджмента компании к рассмотрению будущего проекта.

Режим Workflow считается наиболее эффективным для автоматизации бизнес-процессов на предприятии. Он может быть полным либо же частичным. Такая автоматизация позволяет передавать документы, информацию или задания между участниками бизнес-процесса для выполнения своих должностных обязанностей, касающихся данного процесса.

Workflow ― это возможность контролировать поток документации, его изменения и утверждения в режиме реального времени. Управление процессами осуществляется вручную - различные операции, и автоматизировано ― работа информационных систем. Такая особенность Workflow позволяет автоматизировать работу частично либо полностью.

Процесс выполнения бизнес-процесса контролируется наличием статистических данных из отчетов всех типов. Отчеты в работе программы Workflow и в ведении бизнес-процесса - это основа для распределения финансирования и ресурсов, выявления причин различных нарушений и др. Все данные сравниваются с планом работы, его показателями и требованиями. Результаты сравнения являются основой оптимизации процессов.

Из всего сказанного следует, что Workflow ― это наиболее эффективная технология для автоматизации бизнес-процессов в компании с процессным управлением.

Будьте внимательны! Только комплексная платформа Workflow сможет выполнять навигацию и организацию доступа к документации, собирать и учитывать все корпоративные документы, маршрутизировать и контролировать состояние заданий, моделировать бизнес-процессы и проч. Отдельное приложение или модернизация программного обеспечения компании не помогут в решении вышеизложенных этапов автоматизации.

Помните, что только последовательный контроль за бизнес-процессами, их улучшение и постоянная работа с ними станут гарантией успешной работы и развития предприятия. Обучение персонала, улучшение процессов, изменение общего подхода к процессуальному управлению ― это значительный вклад в будущее вашей компании.


Автор: Александр Тарашкевич

Версия для печати